Aprende a priorizar las tareas del día a día para ser más eficiente en la organización de tu empresa
Tareas urgentes, visitas comerciales, reuniones con clientes, el correo... Y para colmo Twitter y demás redes sociales. Terminas haciendo jornadas de 18 horas y aún así no te llega el tiempo. Pero, ¿te has parado a pensar cuántas de las tareas que haces podrías eliminar de tu agenda para centrarte en las que son realmente importantes para el desarrollo de tu negocio?
Si no llegas a todo lo que te propones en tu día a día, es que estás asumiendo tareas de más o proyectos para los que no estás preparado, te absorben demasiado tiempo y posiblemente ni te compensan. Esas son las dos ideas fundamentales que más nos han repetido cinco emprendedores de distintos sectores de actividad que son capaces de sacar adelante uno o varios proyectos a la vez sin que la falta de tiempo les trastoque continuamente su agenda (ni su vida personal).
También nos han dejado muy claro que no existen fórmulas estándar para aprender a priorizar. Cada persona y cada proyecto empresarial obligan a hacerlo de una forma distinta. Pero estamos convencidos de que la experiencia de otros puede ayudarte a tomar conciencia de lo que haces mal en tu caso y seguir su ejemplo. Como verás, ellos han tomado muchas decisiones que son de puro sentido común, pero que a veces no se asumen por falta de un análisis real de las necesidades personales (sí, estas también son importantes al priorizar) y profesionales del emprendedor.
Imponerse limitaciones
Un ejemplo muy sencillo. Andy Stalman, socio y director de la agencia de creación de marca Cato Partners Europe, tiene clientes en todas las partes del mundo. “Estamos haciendo proyectos para Argentina, Estados Unidos, México, Colombia, Australia... Yo me levanto por la mañana y hablo con Australia, que están 10 horas por delante de nosotros. Después empiezo con España y con Europa y a las tres o cuatro de la tarde arranca la jornada en Latinoamérica. Necesito organizarme bien, porque tengo que hablar personalmente con todos los clientes. Eso significa que mi jornada se tiene que alargar más de lo natural, pero dentro de un orden que yo he asumido. No renuncio a llevar a mis hijos al colegio cuando estoy en Madrid y no me pongo nunca una reunión personal antes de las 10. Salvo casos excepcionales”, comenta.
Stalman añade algo fundamental para tener una agenda asumible: “Gestionar bien tu agenda significa que hay cosas a las que tienes que renunciar y aceptar tus limitaciones. Si eres un autónomo y tienes capacidad para atender a 10 clientes, no puedes pretender trabajar para 20, salvo que aumentes tu estructura. No puedes pretender abarcar más de lo que puedes. Tienes que decidir entre duplicar tu estructura o mirar si todos los clientes son iguales y si puedes escoger y trabajar sólo para los buenos”.
Soltar lastre
Con las tareas, toca hacer exactamente la misma revisión. ¿Cuántas de las cosas que asumes son realmente necesarias? Analiza qué es lo que más tiempo te consume, si realmente es importante, si lo puedes delegar en alguna persona de confianza y quédate con lo auténticamente estratégico. Es lo que hizo Javier Echaleku, CEO y fundador de Logocomunica, para estructurar sus obligaciones: “Hubo un momento en el que tuve que tomar conciencia de la importancia de organizarme. Desde entonces dedico la mayor parte de mi tiempo a tareas de nivel estratégico y el resto lo delego. Mi día a día es cambiante, pero lo fundamental es diferenciar las tareas que sólo debo hacer yo y dejar que otros se encarguen de las demás”, comenta.
Prescinde de lo que no sabes hacer
Sí, es posible que la clave esté en eliminar tareas que te llevan mucho tiempo porque realmente no están dentro de tus mejores habilidades y que quizás tampoco te resultan rentables. Es el camino que siguió el emprendedor y coach Douglas McEncroe hace años.
“En 1994 tuvimos como 12 clientes que nos contrataron para hacer cursos de Cómo hablar en público y Gestión de proyectos. Los de hablar en público no los hicimos mal, están relacionados con el liderazgo. Los de gestión y otros muchos cursos nos robaban mucho tiempo, porque no estábamos preparados. El resultado es que trabajé 15 horas al día, seis días por semana. Fue caótico para mi organización y nos estresamos dando cursos sobre cosas que realmente no dominábamos. Así es que tomé la decisión de dejar todas las demás actividades y dedicarnos a ser los mejores en liderazgo. Fue una decisión difícil, porque tuve que decir no a mucho trabajo, pero fue la más acertada de mi vida. Con el tiempo ganamos mucho más dinero y la gestión del tiempo fue mucho más fácil”, comenta.
Para Douglas McEncroe, “una vez que consigues una gran claridad en tu objetivo global, resulta mucho más fácil identificar aquellas tareas que son realmente importantes y también reconocer las que parecen urgentes pero no son importantes. Estas son justamente las que debes dejar de hacer”.
Poner fechas límites
No sólo debes escoger bien las tareas que asumes, también debes saber gestionar el plazo de tiempo en el que te comprometes a hacerlo. Si estás continuamente aceptando encargos de última hora, es normal que tu agenda esté siempre alterada. Y esto es algo que ponen en práctica emprendedores de muy distintos sectores, como Sébastién Chartier, fundador y consejero delegado de Creaventure/Salón Miempresa: “Diez o 12 días antes del evento ya no aceptamos ningún expositor, ya que no hay tiempo de preparar correctamente su participación en el Salón. Cada año, un par de empresas nos llaman la semana anterior (incluso este año tres días antes del mismo), pero preferimos frustrarles y no dejarles exponer. Les explicamos que no podrían salir en la guía de expositores (que se envía a impresión unos 10 días antes) y que no hay tiempo para formarles sobre el CRM para que saquen el mejor partido al evento. No obstante, les invitamos a que acudan como visitantes para que vivan in situ el Salón y vuelvan al año siguiente ya como expositores. Privilegiamos las relaciones a largo plazo y consideramos un error vender a tan pocos días porque corremos el riesgo de que el cliente no se sienta satisfecho al no poder obtener todo el rendimiento de su inversión”, comenta este emprendedor.
La misma lógica aplica Andy Stalman en su empresa de identidad de marca. “Mi trabajo en Cato es de diseño, creatividad, innovación... Los proyectos necesitan su espacio para pensarse y evolucionar. La idea para llevarlo bien es no aceptar encargos de un día para otro. No trabajamos como cortafuegos”, afirma.
Aprender a decir no
Para una emprendedora como Elena Gómez del Pozuelo, fundadora de la red de networking Womenalia y del comercio online La Cigüeña del Bebé, una clave en su gestión de tareas ha sido “aprender a decir que no a muchas cosas. Me pongo un límite de conferencias al año y sistematizo algunas cosas, como no salir a cenar ni a cócteles después de las siete de la tarde. Te tienes que obligar a tomar este tipo de decisiones para tener tiempo para ti porque hacerlo te va a ayudar a ser más creativo”.
Fuente: http://www.emprendedores.es
